Wprowadzenie

Ten dokument opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez Narodowe Centrum Badań Jądrowe w Otwocku (NCBJ). NCBJ przetwarza dane osobowe podane w formularzach rejestracyjnych on-line do wydarzeń, przy korzystaniu ze stron internetowych NCBJ oraz ze social mediów NCBJ, w tym LinkedIn.com, YouTube.com, Facebook.com, X, a także innych narzędzi NCBJ. Dlatego poniżej opisane zostały zasady przestrzegania przez NCBJ rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”), w szczególności o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o prawach podmiotów danych z tym związanych.

Czym są dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie?

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzaniem danych osobowych jest w zasadzie każda czynność na danych osobowych, niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany czy nie, np. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Przetwarzanie danych osobowych przez NCBJ odbywa się w różnych celach i zgodnie z różnymi podstawami prawnymi przetwarzania (art. 6 RODO). To, jaki jest rodzaj przetwarzanych przez NCBJ danych osobowych, wpływa na okresy przechowywania danych osobowych.

Kiedy niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie?

Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do przypadków, w których NCBJ jest administratorem danych osobowych i przetwarza dane osobowe. Dotyczy to zarówno przypadków, w których dane osobowe pozyskiwane są na podstawie art. 13 RODO, tj. bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą (Podmiot danych), jak i przypadków, w których dane osobowe pozyskiwane są na podstawie art. 14 RODO, tj. od innych podmiotów niż Podmiot danych.

Treść Klauzuli informacyjnej

Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy że:

Administrator danych osobowych i kontakt

  1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Narodowe Centrum Badań Jądrowych (dalej jako NCBJ) z siedzibą w Otwocku, ul. Andrzeja Sołtana 7, 05-400 Otwock.

  2. Może się Pani/Pan skontaktować z Inspektorem Ochrony Danych w NCBJ, na adres podany powyżej lub pod adresem iod@ncbj.gov.pl.

  3. Administrator danych osobowych przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz dla realizacji niżej podanych celów.

Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

  1. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu:

Cel przetwarzaniaPodstawa prawna przetwarzania
Realizacja umów, porozumień lub projektów zawartych z kontrahentamiNiezbędność przetwarzania do wykonania umowy, której stroną jest podmiot danych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
Obsługa działań związanych z nawiązaniem kontaktu, negocjacjami, prowadzeniem korespondencji, zawartą umową, porozumieniem lub projektem oraz zgodnie z celem, dla którego dane osobowe zostały przekazane do NCBJ, a także w związku z organizacją wydarzeń

Niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

w celu wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO)

do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora obejmujących wykonanie obowiązków określonych umową, porozumieniem lub projektem, podejmowaną wymianą korespondencji, bądź współpracą (art. 6 ust. 1 lit f RODO)

Informowanie o wydarzeniach: spotkaniach, konferencjach, szkoleniach, warsztatach, kongresach itp.

Niezbędność przetwarzania w celu wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO)

do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora obejmujących wykonanie obowiązków określo-nych umową, porozumieniem lub projektem i/lub wypełniania obowiązków statutowych (art. 6 ust. 1 lit f RODO)

Przesłanką legalizującą przetwarzanie może być Pani/Pana wyraźna zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO)

Informowanie o innych wydarzeniach i materiałach wg treści zgodyNiezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO) i/lub zgody Podmiotu danych (art. 6 ust. 1 lit a)
Udostępnianie i korzystanie z newsletterówNiezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO)
Prowadzenie działań informacyjnych, promocyj-nych za pośrednictwem portali społecznościowych, takich jak LinkedIn.com, YouTube.com, Facebook.com, X

Niezbędność przetwarzania

w celu wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) - cele statutowe

do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora polegających na wyko-rzystaniu nowoczesnych narzędzi komunikacji (art. 6 ust. 1 lit f RODO)

Przesłanką legalizującą przetwarzanie może być Pani/Pana wyraźna zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO)

Ewentualne ustalanie i dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimiUzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), który polega na ochronie jego praw i dochodzeniu roszczeń
Wypełnienie obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji archiwalnejNiezbędność przetwarzania w celu wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).
Przetwarzanie danych na podstawie zgodyPrzesłanką legalizującą przetwarzanie może być Pani/Pana wyraźna zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO)

 

Przekazywanie danych osobowych do innych podmiotów

  1. W związku z przetwarzaniem danych osobowych w celach, o których mowa w pkt 4, Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazane podmiotom wspierającym wewnętrzne działania NCBJ (np. kancelarie prawne, podatkowe, audytorzy, dostawcy systemów i rozwiązań, organom, instytucjom i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Retencja danych

  1. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wskazany w wiążącej strony umowie/porozumieniu/projekcie, przez okres wymaganej archiwizacji lub przez okres wskazany w przepisie prawa i/lub przez okres przysługujący na dochodzenie ewentualnych roszczeń. W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody - do czasu jej prawidłowego cofnięcia.

Prawa podmiotów danych osobowych

  1. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia: prawo dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii, prawo do żądania sprostowania lub uzupełnienia/zmiany danych osobowych, prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), chyba że usunięcie danych osobowych nie jest możliwe stosownie do art. 17 ust. 3 b), d) lub e) RODO oraz prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych.

  2. W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu w NCBJ Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych.

Sposób pozyskania danych osobowych

  1. Pani/Pana dane osobowe otrzymujemy od Pani/Pana bezpośrednio albo (rzadko) od podmiotu, z którym zawarta została ww. umowa/porozumienie lub realizowany jest projekt, a Pan został tam wskazany jako kontrahent, partner, osoba reprezentująca, pełnomocnik, przedstawiciel, pracownik lub współpracownik.

Rodzaj danych osobowych

  1. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez NCBJ obejmuje dane osobowe niezbędne do realizacji celów wskazanych w pkt. 4 powyżej i mogą to być.: imię, nazwisko, adres IP, przybliżona lokalizacja ograniczona do miejscowości, e-mail.

Zwracamy się z prośbą o niepodawanie za pośrednictwem stron internetowych/portali informacji ze szczególnych kategorii danych osobowych (takich jak informacje o rasie czy pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub filozoficznych, przynależności do związków zawodowych, informacje dotyczące zdrowia fizycznego lub psychicznego, dane genetyczne, dane biometryczne, informacje o życiu seksualnym czy orientacji seksualnej oraz przeszłości kryminalnej). W przypadku podania takich informacji z jakiegokolwiek powodu, będzie to oznaczać wyraźną zgodę na zbieranie przez nas i wykorzystywanie takich informacji w sposób określony w niniejszym dokumencie lub określony w miejscu, gdzie informacje te zostały ujawnione.

W wybranych przypadkach Administrator udostępnia dodatkowe Klauzule informacyjne adekwatne do konkretnej sytuacji. Pełna lista najczęściej stosowanych klauzul znajduje się na stronie www.ncbj.gov.pl. Zachęcamy do lektury.

 

Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych

Pani/Pana dane osobowe nie będą transferowane przez NCBJ bezpośrednio do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych. Pani/Pana dane osobowe mogą być jednak przekazywane do państw trzecich przez Google LLC, z którego narzędzia Administrator korzysta (Google Analytics, Google Ads) i które w ramach tych działań stają się odrębnymi administratorami Pani/Pana danych osobowych jako użytkownika usług Google. Google LLC figuruje w wykazie podmiotów uczestniczących w programie Data Privacy Framework i zgodnie z Decyzją wykonawczą Komisji (UE) C(2023) 4745 z dnia 10 lipca 2023 r. w sprawie odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych zgodnie z EU- USA Data Privacy Framework, w związku z czym ochrona Danych osobowych odpowiada standardom regulacji obowiązujących w Unii Europejskiej.

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Nie będzie Pani/Pan podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu przez NCBJ.

 

Inne informacje

Osoby fizyczne odwiedzające strony internetowe NCBJ mają kontrolę nad danymi osobowymi, które podają do NCBJ. Strony i narzędzia ograniczają zbieranie i wykorzystywanie informacji o ich użytkownikach do niezbędnego minimum, wymaganego do świadczenia na ich rzecz usług na pożądanym poziomie, stosownie do art. 18 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

 

Cookies

W ograniczonym zakresie możemy zbierać dane osobowe automatycznie za pośrednictwem plików cookies znajdujących się na naszych stronach internetowych. Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na komputerze użytkownika lub innym urządzeniu mobilnym, w czasie korzystania przez niego z serwisów internetowych. Pliki te służą m.in. korzystaniu z różnych funkcji przewidzianych na danej stronie internetowej lub potwierdzeniu, że dany użytkownik widział określone treści z danej witryny internetowej. Wśród plików cookies wyróżnić możne te, które są niezbędne do działania strony, obsługi formularzy oraz utrzymania sesji redaktorów. W tym wypadku nie są zbierane dane osobowe ani nie są wymagane zgody. NCBJ nie używa plików cookies do identyfikacji osób, śledzenia użytkowników poza stroną NCBJ i reklam.

Pliki cookies podmiotów trzecich wykorzystywane są w celach opisanych poniżej i są to pliki cookies Google Analytics oraz Google Maps, których właścicielem jest Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.

Cookies statystyczne/analityczne

Ta kategoria plików cookies używana jest przy wykorzystaniu Google Analytics 4 i po wyrażeniu zgody przez Użytkownika. Służą one one do anonimowej analizy ruchu na stronie, a funkcje reklamowe są wyłączone. NCBJ używa plików cookies analitycznych (Google Analytics 4) w celu tworzenia anonimowych statystyk odwiedzin. Pliki te pozwalają mierzyć ruch na stronie i analizować, z których treści użytkownicy korzystają najczęściej. Google Analiytics 4 nie umożliwia identyfikacji użytkowników.

Cookies zewnętrzne

Strona korzysta z usług zewnętrznych, takich jak Google Maps, które mogą zapisywać własne pliki cookies w celu wyświetlania map i zapewnienia poprawnego działania elementów multimedialnych. Google Maps dodaje swoje pliki cookies po to, aby mapy mogły działać poprawnie. Google Maps zamieszcza własne informacje na temat stosowanych cookies pod adresem: https://policies.google.com/technologies/cookies.

Logi dostępowe

Zbieramy informacje dotyczące korzystania ze stron i narzędzi przez jego użytkowników oraz ich adresy IP w oparciu o analizę logów dostępowych. Informacje te wykorzystujemy w diagnozowaniu problemów związanych z pracą serwera, analizą ewentualnych naruszeń bezpieczeństwa oraz w zarządzaniu stroną WWW. Nie oznacza to jednak, że aktywnie zbieramy czy analizujemy IP użytkowników. Logi sa wykorzystywane wyłącznie w wyjątkowych przypadkach: diagnostyka problemów, incydenty bezpieczeństwa i awarie. Adresy IP nie są wykorzystywane do profilowania ani identyfikacji użytkowników, a stytystyki oparte na logach są w pełni anonimowe.

Informujemy jednocześnie, że możemy zostać zobowiązani do ujawnienia informacji dotyczących numeru IP danego użytkownika strony lub narzędzia na żądanie uprawnionych do tego – na podstawie obowiązujących przepisów prawa – organów państwa w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami.

Wszelkie pozostałe pytania, wątpliwości i skargi

W razie, gdybyście mieli Państwo jakiekolwiek pytania, zastrzeżenia lub wątpliwości dotyczące treści niniejszej Polityki prywatności lub sposobu w jaki przetwarzamy dane osobowe, jak również skargi dotyczące tych kwestii (choć mamy nadzieję, że nie będzie konieczności wniesienia tego rodzaju skarg), prosimy o przesłanie maila wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi skargi na adres iod@ncbj.gov.pl. Wszelkie otrzymane skargi zostaną rozpatrzone i udzielimy na nie odpowiedzi. Z Inspektorem Ochrony Danych w Narodowym Centrum Badań Jądrowych w Otwocku można skontaktować się pisząc na adres pocztowy albo mailowy podane na wstępie.

Czy i kiedy możliwe są zmiany niniejszej Polityki prywatności?

Zobowiązujemy się do regularnego przeglądu niniejszej Polityki prywatności i jej zmiany w sytuacji, gdy okaże się to niezbędne lub pożądane z uwagi na: nowe przepisy prawa, nowe wytyczne organów odpowiedzialnych za nadzór nad procesami ochrony danych osobowych, najlepsze praktyki stosowane w obszarze ochrony danych osobowych. Zastrzegamy również możliwość zmiany niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmian technologii, przy wykorzystaniu której przetwarzamy dane osobowe (o ile zmiana jej wpływa na brzmienie niniejszego dokumentu), a także w razie zmiany sposobów, celów lub podstaw prawnych przetwarzania przez nas danych osobowych.

Ostatnia aktualizacja niniejszego dokumentu miała miejsce dnia 7 stycznia 2026 r.